Software de captura de documentos

Software de captura de documentos se refiere a las aplicaciones que proporcionan la capacidad y funciones para automatizar el proceso de exploración documentos en papel. Análisis de la mayoría hardware, ambos escáneres y Copiadoras, proporciona la capacidad básica para escanear a cualquier número de formatos de archivo de imagen, incluyendo: PDF, TIFF, JPG, BMP, etc.. Esta funcionalidad básica es aumentada por el software de captura de documentos, que puede agregar la eficiencia y la normalización del proceso.

Características típicas

Las características típicas del Software de captura de documentos incluyen:

• Código de barras reconocimiento
• Reconocimiento del código patch
• Separación
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
• Reconocimiento de marca óptica (OMR)
• Aseguramiento de la calidad
• Indexación
• Migración

Solución de captura de meta para la implementación de un documento

El objetivo de implementar una solución de captura de documentos es reducir la cantidad de tiempo invertido en el proceso de digitalización y captura y producir metadatos junto con un archivo de imagen o texto OCR. Esta información es luego migraron a una Gestión de documentos o Administración de contenido empresarial Estos sistemas proporcionan a menudo una función de búsqueda, permitiendo la búsqueda de los activos basados en la producción metadatosy luego ver con imágenes de documentos software.

Documento de captura sistema Solutions - General

Integración con sistema de gestión documental

Artículo principal: Administración de contenido empresarial

ECM (Enterprise Content management) y su componente DMS (sistema de gestión documental) están siendo adoptadas por muchas organizaciones como un sistema de gestión documental corporativa para todo tipo de archivos electrónicos, por ejemplo MS word, PDF... Sin embargo, gran parte de la información en poder de las organizaciones está en papel y esto tiene que ser integrada en el mismo repositorio de documentos.

Mediante la conversión de papel documentos en formato digital a través de análisis de empresas pueden convertir papel en formatos de imagen como TIF, JPG y también extraer índice valiosa información o datos de negocio usando la tecnología OCR del documento. Documentos digitales y metadatos asociados pueden almacenarse fácilmente en el ECM en una variedad de formatos. El más popular de estos formatos es que no sólo proporciona una representación exacta del documento, pero también permite que todo el texto OCR del documento debe almacenarse detrás de la imagen PDF PDF. Este formato es conocido como texto-Buscar PDF o PDF con texto oculto. Esto permite a los usuarios buscar documentos mediante el uso de palabras clave en los campos de metadatos o buscando el contenido de archivos PDF a través del repositorio.

Ventajas de la digitalización de documentos en un ECM/DMS

Información sobre el papel es generalmente sólo tan valiosa para las organizaciones como los documentos electrónicos que se generan internamente. Esta información representa a menudo una gran proporción de la correspondencia del día a día con proveedores y clientes. Tener la capacidad de gestionar y compartir esta información internamente a través de un sistema de gestión de documentos tales como SharePoint puede mejorar la colaboración entre departamentos o empleados y también eliminar el riesgo de perder esta información a través de los desastres como inundaciones o incendios.

Organizaciones adoptan a menudo una ECM/DMS implementan flujos de trabajo electrónico que permite que la información que poseen sobre el papel que se incluyen como parte de un proceso de negocios electrónicos e incorporados en un fichero de registro del cliente junto con otros asociados oficina documentos y correos electrónicos. Para documentos críticos de negocio, tales como pedidos y facturas de proveedor, digitalización de documentos de compra pueden ayudar a acelerar las transacciones comerciales así como reducir el esfuerzo manual en afinar datos en sistemas de negocio, tales como CRM, ERP y contabilidad. Facturas escaneadas también pueden encaminar a los gerentes para la aprobación de pago vía correo electrónico o un flujo de trabajo electrónico.

Software de captura de documentos

Hay muchos documentos captura de los proveedores de software que ofrecen integración con ECM a diferentes niveles. Algunos proveedores ofrecen una interfaz de lote que simplemente caiga un directorio de imágenes y datos de índice y se basa en una utilidad de subir por lotes para transferir estos documentos al ECM. Otros ofrecen una integración directa con algunos ECM que permite documentos y metadatos a exportarse a determinadas carpetas. Algunos proveedores de captura ofrecen una interfaz bidireccional muy estrechamente integrada con algunos ECM, e.g.

• PSI: captura de PSIGEN
• Quillix frecuente Software proporciona métodos flexibles para la captura de documentos de SharePoint.
• Captura de ChronoScan ofrece la exploración del lote con OCR, reconocimiento de códigos de barras y la exportación directa a los servicios web de SharePoint, tiene una versión gratuita para uso no comercial
• Ephesoft ofrece una fuente abierta versión del software de captura de documentos integrado con productos de administración de documentos de fuente abierta como Alfresco así como los comerciales.[4] *

Soluciones de captura distribuida

Captura de documentos distribuidos es una tecnología que permite el escaneo de documentos en un servidor central a través de las estaciones de captura individual. Una variación de captura distribuida es captura de thin client documentos en los que los documentos se escanean en un servidor central a través de navegador web. Uno de estos productos en la web fue revisado por AIIM. Dijeron: "(este producto) es un sistema de captura distribuida de thin client que optimiza el proceso de adquisición y creación de documentos". La racionalización es el resultado de varios factores, incluyendo la falta de software que se debe instalar en cada estación de escaneo y la variedad de las fuentes de entrada de los documentos puede ser capturado. Esto incluye cosas como correo electrónico, fax o una carpeta controlada.

Jeff Shuey, Director de desarrollo de negocio de Kodak, hace una distinción entre la captura distribuida y lo que él llama "remoto" captura. En un artículo editorial en AIIM, dijo que la diferencia fundamental entre los dos es o no la información que se captura de exploración debe enviarse al servidor centralizado. Si, como señala en su artículo, el documento sólo necesita ser escaneada y comprometido con un SharePoint sistema y no necesita ser enviado a otro servidor centralizado, esto es una situación de captura remota.

Hay comparaciones de Software de captura de documentos disponibles, con algunos de los productos más relevantes (EMC Captiva, IBM Datacap o Ephesoft) y la extracción de datos de rendimiento y sus características más relevantes.

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