Manejo de la información
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Manejo de la información, o IG, es el conjunto de estructuras multi-disciplinares, políticas, procedimientos, procesos y controles implementados para administrar la información a nivel empresarial, apoyo jurídico regulatorio, inmediatas y futuras de la organización, riesgo, requisitos ambientales y de funcionamiento.[1][2][3][4]
IG abarca más tradicional Administración de registros. Incorpora atributos de privacidad, descubrimiento electrónico requisitos, optimización del almacenamiento y administración de metadatos.
Contenido
- 1 Historia
- 1.1 Administración de registros y manejo de la información
- 1.2 Estructura organizacional
- 1.3 Herramientas
- 1.4 Las leyes y reglamentos
- 1.5 Directrices
- 2 Véase también
- 3 Referencias
- 4 Enlaces externos
Historia
Administración de registros y manejo de la información
Administración de registros se ocupa de la creación, retención y almacenamiento y eliminación de registros. Un registro puede ser física, objeto tangible, o información digital como una base de datos, datos de la aplicación y correo electrónico. El ciclo de vida históricamente se consideraba el punto de la creación a la eventual eliminación de antecedentes. A medida que aumenta la generación de datos estallada en las últimas décadas y las regulaciones y los problemas de cumplimiento, administración de registros tradicionales no pudo mantener el ritmo. Una plataforma más amplia para la gestión de registros y la información llegó a ser necesaria para abordar todas las fases del ciclo de vida, que condujo a la aparición de manejo de la información.[5]
En 2003 el Departamento de salud de Inglaterra introdujo el concepto de gobernanza amplia información basada en el servicio nacional de salud, editorial versión 1 de una herramienta de evaluación de rendimiento en línea con el apoyo de la dirección. El NHS IG Toolkit[6] Ahora es utilizado por más de 30.000 organizaciones NHS y socio, apoyadas por una plataforma de e-learning con unos 650.000 usuarios.
En 2008, ARMA International introdujo los principios generalmente aceptados en registros ®, o "The Principles" [7] y el posterior gobierno información "The Principles" modelo de madurez.[8] "Los principios" identifican las características críticas de manejo de la información. Como tal, se aplican a todos los tamaños de las organizaciones, en todo tipo de industrias y en ambos el privado y sector público. Las organizaciones multinacionales también pueden utilizar "Los principios" para establecer prácticas consistentes a través de una variedad de unidades de negocio. ARMA internacional reconoció que guiara una declaración clara de "Principios generalmente aceptados en registros ®" ("The Principles"):
- CEOs en determinar cómo proteger sus organizaciones en el uso de los activos de información;
- Los legisladores en la elaboración de legislación significó responsabilizar a las organizaciones; y
- Eficaz y profesionales de la gestión de registros en diseño integral graba programas de gestión.
Manejo de la información va más allá de la retención y eliminación para incluir otros problemas de cumplimiento, controles de acceso y privacidad. En descubrimiento electrónico o e-discovery, información almacenada electrónicamente se ha buscado los datos pertinentes por abogados y colocado en retención legal. IG incluye examen de cómo estos datos es sostenidos y controlados para e-discovery y también proporciona una plataforma para cumplimiento de normas y disposición defendible. Además, metadatos a menudo acompaña a los datos almacenados electrónicamente y puede ser de gran valor para la empresa si almacenados y gestionados correctamente.
En 2011, el modelo de referencia de descubrimiento electrónico (EDRM) — en colaboración con ARMA International — publicó un libro blanco que describe ¿Cómo la información gobierno referencia modelo (IGRM) Complementos ARMA internacional generalmente aceptados principios de mantenimiento de registros ("los principios") [9] El IGRM ilustra la relación entre los actores clave y el ciclo de vida y destaca la transparencia necesaria para activar una gobernanza eficaz. IGRM v3.0 actualización: privacidad y seguridad oficiales como partes interesadas
En 2014, Wiley & Sons publicaron un libro de gestión de información, Manejo de la información: Conceptos, estrategias y mejores prácticas [10]por Robert F. Smallwood
Con todas estas consideraciones adicionales que van más allá de la administración de registros tradicionales, IG surgió como una plataforma para las organizaciones a definir las políticas a nivel de empresa, a través de múltiples jurisdicciones. IG entonces también prevé la aplicación de estas políticas en los distintos repositorios de información, datos y registros.
Estructura organizacional
En el pasado, los administradores de registros propiedad de administración de registros, quizás dentro de un departamento de cumplimiento de normas en una empresa. Con el fin de abordar los temas más amplios alrededor de administración de registros, varias otras partes interesadas deben estar involucrados. Legal y cumplimiento de normas tienden a ser los departamentos que tocan el manejo de la información, aunque sin duda otros departamentos podrían buscar la representación. Muchas empresas crean información de comités de gestión para asegurar que estén representados todos los componentes necesarios y que se aborden todas las cuestiones pertinentes.[11]
Herramientas
Fueron desarrollados abordar la retención y disposición, administración de registros y aplicaciones de administración de contenido empresarial. Los motores de búsqueda a veces distante o herramientas de definición política local fueron creados. A menudo éstos emplearon a nivel departamental o divisional; rara vez se utilizaron herramientas en toda la empresa. Mientras que estas herramientas fueron utilizadas para definir las políticas, carecían de la capacidad de aplicar esas políticas. Supervisión de cumplimiento de políticas era cada vez más desafiante.
Porque el manejo de la información ocupa tanto de administración de registros más tradicional, han surgido varias soluciones de software para incluir la amplia gama de problemas que enfrentan los administradores de registros. Algunos de estos proveedores incluyen Symantec Clearwell y Enterprise Vault, Collibra, Open Text Corporation, RSD,[12] HPautonomía, ControlPoint & HP RM, EMC Corporation, IBM, Nuix, Feith Systems' IQ RMA y navegación activa.
Una de las herramientas más ampliamente utilizadas es el NHS información gobierno Toolkit utilizado por más de 30.000 organizaciones en Inglaterra.
Las leyes y reglamentos
Claves para IG son los reglamentos y leyes que ayuden a definir las políticas corporativas. Algunos de estos reglamentos incluyen:
- La ley de cumplimiento tributario cuenta extranjera, o FATCA [13]
- Pago Card Industry Data Security Standard, estándar o Cumplimiento de PCI [14]
Directrices
- MoReq2 [15]
- MoReq2010 [16]
- ISO 15489 información y documentación - gestión de registros[17]
- DoD 5015.2, o Estándar de criterios de diseño para aplicaciones de Software de administración de registros electrónicos [18]
Véase también
- Datos definición del almacenaje
- Manejo de datos
- Descubrimiento electrónico
- Administración de contenido empresarial
- Control de seguridad de la información
- Control de tecnología de la información
- Archivos nacionales
- Administración de registros
Referencias
- ^ Definición de Gartner
- ^ https://www.RSD.com/en/products/RSD-Glass Definición de administración de información de RSD
- ^ Informe de la encuesta de IBM
- ^ [Kooper, M., Maes, R. y Roos Lindgreen, E. (2011). En la gestión de la información: introducir un nuevo concepto de gobernanza para apoyar la gestión de la información. International Journal of Information Management, 31(3), 195-200]
- ^ https://www.arma.org/pdf/WhatIsRIM.pdf
- ^ https://www.IGT.hscic.gov.uk/
- ^ https://www.arma.org/Principles
- ^ https://www.arma.org/Principles/Metrics.cfm
- ^ White Paper (2011). Ledergerber, Marcus, ed. ¿Cómo el modelo de referencia de gestión de información (IGRM) complementa de ARMA internacional generalmente aceptados principios de conservación de registros). EDRM y ARMA internacional. p. 15.
- ^ [1]
- ^ Resumen de IG ALM
- ^ RSD. "RSD". https://en.copro.org/wiki/RSD _(company).
- ^ https://www.IRS.gov/Businesses/Corporations/article/0,, id=236667,00.html
- ^ https://www.pcisecuritystandards.org/
- ^ https://www.MoReq2.eu/
- ^ https://moreq2010.eu/
- ^ https://www.ISO.org/ISO/catalogue_detail?csnumber=31908
- ^ https://www.Archives.gov/Records-MGMT/Initiatives/DoD-Standard-5015-2.html
Enlaces externos
- ARMA International
- Principios generalmente aceptados Recordkepping ARMA internacional
- Manejo de la información Gartner
- Blog de gestión de información de Forrester Research
- Barclay Blair información gobierno definición
- Página Web oficial de RSD
- EPA 10 razones para RM